Zakonodaja in pravila za sobodajalce: Vodnik za začetnike (2. del)

Obveznosti in dolžnosti sobodajalca ob prihodu gosta

V 1. delu smo spoznali, kaj vse je potrebno urediti, da bi lahko legalno opravljali sobodajalsko dejavnost. V tem sklopu se bomo osredotočili na zakonodajne obveznosti in dolžnosti gostitelja ob prihodu gosta. Kot gostitelj, ki oddaja svojo nepremičnino, je ključno razumeti in spoštovati določene zakonodajne zahteve, ki jih je treba izpolniti že ob prihodu gosta. Te obveznosti so namenjene zagotavljanju varnosti, varovanju pravic gostov ter skladnosti z veljavno zakonodajo.

1. Priprava spletnih oglasov (Booking, Airbnb, Vrbo)

Ko se odločite postati sobodajalec in želite doseči široko občinstvo potencialnih gostov, je oglaševanje na spletnih platformah odličen način za promocijo vaše nepremičnine. Za najboljši rezultat pri oglaševanju svoje nepremičnine se pogosto priporoča kombinacija več platform in oglaševalskih kanalov, da dosežete širok krog potencialnih gostov. Oglašujete lahko na Bookingu, Airbnb, Vrbo, Expedii, Hostelworld ipd.

Poleg spletnih platform je priporočljivo tudi promovirati svojo nepremičnino na lastni spletni strani. Spletna stran vam omogoča večjo svobodo pri prikazu podrobnosti o nepremičnini in vzpostavitvi neposredne komunikacije s potencialnimi gosti. Uporabite tudi družabna omrežja, kot so Facebook, Instagram, Tik-Tok za promocijo vaše nepremičnine in interakcijo s potencialnimi gosti.

Priporočamo branje: Top 6 spletnih rezervacijskih portalov za oddajanje počitniških nastanitev

2. Izognite se dvojnim rezervacijam z uporabo channel manager sistema

Če se želite izogniti dvojnim rezervacijam in učinkovito upravljati svoje nastanitvene enote, vam priporočamo uporabo slovenskega channel manager sistema Betral. Betral je specializiran sistem za upravljanje rezervacij in razpoložljivosti na več spletnih platformah hkrati. Tukaj je nekaj ključnih razlogov, zakaj je Betral dobra izbira:

• Centralizirano upravljanje: Betral omogoča centralizirano upravljanje vaših rezervacij, razpoložljivosti in cen na več spletnih platformah, kot so Airbnb, Bookingu, HomeAway/Vrbo in drugi. S tem se zmanjša tveganje za dvojne rezervacije in zagotovi skladnost v vaših nastanitvenih enotah.
• Realno časovno posodabljanje: Betral samodejno posodablja razpoložljivost in cene na vseh povezanih spletnih platformah v realnem času. Ko prejmete rezervacijo ali spremenite razpoložljivost na eni platformi, se to takoj posreduje in posodobi na vseh drugih platformah, kar preprečuje neskladja in dvojne rezervacije.
• Enostavna integracija: Betral omogoča enostavno integracijo z večino priljubljenih spletnih platform za sobodajalce. S tem boste lahko upravljali vse svoje rezervacije in nastanitvene enote na enem mestu, kar vam prihrani čas in trud.
• Sistem opomnikov in obvestil: Betral ponuja funkcionalnosti opomnikov in obvestil, ki vam pomagajo spremljati rezervacije, preveriti plačila, upravljati čas prihodov in odhodov gostov ter druge pomembne informacije. To vam pomaga ohranjati organiziranost in zagotavlja nemoten potek prihoda in odhoda gostov.
• Podpora strankam v slovenskem jeziku: Betral ima slovensko govorečo podporo strankam, kar vam omogoča hitro in učinkovito pomoč ter odpravljanje morebitnih težav ali vprašanj, ki se pojavijo pri uporabi sistema.

Z uporabo slovenskega channel manager sistema Betral boste optimizirali upravljanje svojih rezervacij in zmanjšali tveganje za dvojne rezervacije. Sistem vam omogoča enostavno upravljanje na več platformah hkrati ter zagotavlja skladnost in učinkovitost pri upravljanju vaše sobodajalske dejavnosti.

3. Prijava gostov oz. dnevno poročanje v eTurizem

Podatke o gostih je treba posredovati na AJPES, in sicer preko portala eTurizem. Poročanje je namenjeno vodenju evidence gostov in spremljanju obračuna in plačil turistične takse za statistične namene.

Gostitelj oz. sobodajalec mora podatke o gostih poročati v sistem eTurizem AJPES najpozneje v 12-ih urah po prihodu gosta oz. po njegovem odhodu (če se podatek o odhodu kasneje spremeni ali če prvotno ni bil vpisan).

4. Vodenje knjige (evidence) gostov

Knjigo gostov je gostitelj dolžan voditi v papirni ali elektronski obliki (priporočamo programsko opremo Bentral, saj omogoča brezplačno uporabo mobilne aplikacije za potrebe prijave gosta s skeniranjem osebnih dokumentov, ki je v skladu z GDPR).

Poročanje AJPES ne pomeni, da AJPES za potrebe gostitelja vodi knjigo gostov, saj se podatki v bazah AJPES hranijo le 32 dni po datumu odjave gosta, nato se izbrišejo, skladno s 43. členom ZPPreb-1 in Dogovorom o posredovanju podatkov o gostih in prenočitvah iz knjige gostov, sklenjenim med Policijo in AJPES.

Varovanje osebnih podatkov

Z osebnimi podatki gostov mora gostitelj ravnati skladno z veljavno zakonodajo o varovanju osebnih podatkov.

Osebnih dokumentov po slovenski zakonodaji ne smete skenirati, saj Zakon o osebni izkaznici pravi: »Kopijo osebne izkaznice je prepovedano hraniti v elektronski obliki.«

Osebne izkaznice ne smete niti kopirati, saj v 4. členu zakona piše: »Osebno izkaznico lahko poleg njenega imetnika kopirajo notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če jo potrebujejo za dokazovanje istovetnosti državljana.« Podobno o potnih listih določa tudi Zakon o potnih listinah.

Hranjenje knjige gostov oz. izbris/uničenje podatkov

V skladu z Zakonom o prijavi prebivališča in 3. členom Pravilnika o prijavi in odjavi gostov ste podatke gostov v knjigi gostov dolžni hraniti eno leto in jih nato zapisniško izbrisati in uničiti. To pomeni, da ste dolžni iz knjige gostov izbrisati podatke gostov, katerih odhod je bil med 1.1. in 31.12. pred preteklega leta, torej vse goste, ki v pred preteklem letu pri vas čez novo leto niso prespali. O izbrisu ali uničenju podatkov morate napravite zapisnik in ga hraniti 5 let.

Priporočamo branje: Brisanje podatkov iz knjige gostov ob prehodu leta

5. Mesečno poročanje v eTurizem

Z vzpostavitvijo sistema eTurizem boste zahtevane statistične podatke oddajali preko spleta. Enkrat mesečno (do 10. v mesecu za pretekli mesec) morate v aplikaciji eTurizem poročati o obratovanju svojega nastanitvenega obrata in sicer o status nastanitvenega obrata, o številu obratovalnih dni in o prodanih kapacitetah.

To velja tudi takrat, ko v določenem mesecu ne boste imeli nobenega gosta.

6. Obračun turistične in promocijske takse

Če sprejemate turiste na prenočevanje, morate pobirati tudi turistično in promocijsko takso v imenu in za račun občine. To zaračunate hkrati s plačilom storitev za prenočevanje ali najpozneje zadnji dan prenočevanja. Turistično in promocijsko takso plačujejo državljani Republike Slovenije in tujci, ki prenočujejo v nastanitvenem obratu. Plačati jo morajo tudi, če so deležni brezplačnih storitev za prenočevanje. Plačujejo jo zavezancu, ki opravlja storitev nočitve.

Kakšna je razlika med turistično in promocijsko takso?

Turistična taksa je pristojbina za prenočevanje, ki jo zavezanci plačajo kot nadomestilo za določene storitve in ugodnosti, ki so jim na voljo na turističnem območju in se jim ob vsakokratnem koriščenju ne zaračunajo posebej.

Promocijska taksa je pristojbina, ki je namenjena za načrtovanje in izvajanje trženja ter promocijo celovite turistične ponudbe Slovenije in se pobira v imenu in za račun Slovenske turistične organizacije.

Kot je zapisano v Zakonu o spodbujanju turizma (ZSRT-1), takso določi občina v znesku do 2,5 €, medtem ko se promocijska taksa obračuna poleg turistične in znaša 25 % zneska obračunane turistične takse.

Mesečno nakazilo turistične takse občini in vodenje evidence turistične takse

Skladno z 21. členom Zakona o spodbujanju razvoja turizma (ZSRT-1) mora gostitelj do 25. dne v mesecu za pretekli mesec nakazati pobrano turistično takso na poseben račun občine. Evidenco turistične takse mora gostitelj voditi skladno z 20. členom ZSRT-1, in sicer:

• podatek o številu prenočitev posameznega gosta,
• znesek pobrane turistične takse posameznega gosta,
• če je oseba oproščena plačila celotne ali dela turistične takse, mora biti vpisan razlog oprostitve.

Podatki se v evidenci turistične takse hranijo enako obdobje kot knjiga gostov.

7. Izdajanje računov

Davčni zavezanec, fizična oseba, ki opravlja storitev sobodajalstva, mora za storitev izdati račun, in to ne glede na to, ali je identificiran za namene DDV ali ne.

Davčno potrjevanje računov

Če gostje plačajo strošek bivanja v gotovini, mora sobodajalec izdati davčno potrjeni račun.

Če sobodajalec sprejema turiste, ki nočitve pri sobodajalcu plačajo agenciji, sobodajalec pa na podlagi nočitev (voucher-jev) svoje storitve zaračuna agenciji, ki mu račun plača na transakcijski račun (negotovinsko plačilo), tako izdani in plačani računi niso predmet davčnega potrjevanja računov.

A POZOR: Če sobodajalec sam oddaja stanovanje ali sobo preko Booking-a, Airbnb-ja ali katerega drugega portala pa mora davčno potrditi vse izdane račune, ne glede na to kako so plačani.

Predmet davčnega potrjevanja tudi niso računi, ki jih sobodajalec izda turistom za turistično takso, tudi če jo le ti plačajo v gotovini, glede na to, da sobodajalec takso »pobira« v imenu in za račun občine.

Priporočamo branje: Ob uvedbi davčne blagajne sprejmite interni akt

Kako na računu pravilno prikazati turistično in promocijsko takso?

MGRT priporoča uporabo dveh ločenih postavk (eno za turistično in drugo za promocijsko takso), a vseeno lahko na računu obe taksi navedete v eni postavki, ki mora zajeti obe taksi. Navajanje le turistične takse je napačno.

8. Priprava in oddaja mesečnega obračuna DDV (davek na provizijo)

Vsak davčni zavezanec, kateremu se opravijo storitve provizije tujih spletnih rezervacijskih portalov Booking in Airbnb, mora na podlagi 1. odstavka 25. člena Zakona o davku na dodano vrednost – ZDDV-1 obračunati 22% DDV (narediti samoobdavčitev).

Davčni zavezanec, identificiran za namene DDV, mora predložiti obračun DDV-O za vsako davčno obdobje, tudi če v posameznem davčnem obdobju ni imel transakcij, ki se vpisujejo v obračun (v tem primeru odda prazen obračun DDV-O).

Priprava in oddaja mesečnega obračuna DDV se odda preko eDavki:

• Na podlagi prejetih računov za provizijo obračunate DDV po stopnji 22% – obrazec DDV-O
• V polje 32a vpišete davčno osnovo (znesek vseh provizij po prejetih računih) ter-v polje 23a znesek DDV
• Obračun davka oddate elektronsko preko storitev e-poslovanja FURS eDavki, kjer dobite tudi številko računa in sklic, na katerega znesek davka nakažete.

Zaključek

Postati sobodajalec je zanimiva in donosna izbira, vendar pa je ključno razumeti in spoštovati pravila, ki urejajo to dejavnost. Skladnost z zakonodajo ne le zagotavlja varnost in zaščito tako gostov kot tudi sobodajalcev, temveč prispeva tudi k ustvarjanju pozitivnih izkušenj za vse vpletene.

Zakonodaja in predpisi se spreminjajo, zato je nujno, da redno spremljate posodobitve ter se seznanjate z novimi zahtevami in smernicami. Prav tako priporočamo posvet z lokalnimi organi in strokovnjaki, da dobite natančne informacije glede svojih obveznosti kot sobodajalec.

Skladnost z zakonodajo in predpisi ni le pravna obveza, ampak tudi ključni dejavnik za uspeh in ugled kot sobodajalec. Z ustrezno pripravo, spoštovanjem pravil in zagotavljanjem kakovostne izkušnje gostom boste ustvarili pozitivno in trajno zvezo z gosti, ki se bodo vedno znova vračali k vam.

* Ta članek je bil pripravljen na podlagi zakonodaje, veljavne v času priprave besedila. V primeru kasnejših sprememb zakonodaje, avtor in Bentral ne odgovarjata za ažurnost oziroma uskladitev besedila s kasnejšimi spremembami.

Imate dodatna vprašanja glede sobodajalskega poslovanja?

Kontaktirajte nas in dogovorili se bomo za osebni posvet.