Ob uvedbi davčne blagajne sprejmite interni akt

Davčno potrjevanje računov za sobodajalce je obvezno, če ti za svoje storitve prejemajo gotovinska plačila. Sobodajalci oz. ponudniki nastanitev namreč morajo voditi poslovne knjige in izdajati račune, ne glede na to, ali so oproščeni plačila DDV, ker ne presegajo praga za vstop v sistem DDV. V prejšnjem prispevku smo že pisali, da je davčno potrjevanje računov obvezno tudi v primeru, ko sobodajalec ali drug ponudnik turističnih nastanitev gostu izda račun, plačilo računa pa prejme preko rezervacijskega sistema Airbnb ali Booking.com. Davčno potrjevanje takega računa je obvezno iz razloga, ker pri takem plačilu ni izpolnjen pogoj neposrednega nakazila na bančni račun sobodajalca ali drugega ponudnika turističnih nastanitev. Ker se pri sobodajalskem poslovanju pojavlja veliko vprašanj na temo izdaje računov, smo za vas pripravili na kratko v točkah, kaj morate storiti, če ste zavezanec za izvajanje postopka davčnega potrjevanja računov:

Pridobite namensko digitalno potrdilo

Vsi zavezanci, ki bodo izdajali račune in so po ZDavPR zavezani k davčnem potrjevanju računov bodo potrebovali namensko digitalno potrdilo pred začetkom gotovinskega poslovanja, saj bodo le z uporabo namenskega digitalnega potrdila lahko v informacijski sistem FURS posredovali podatke o poslovnih prostorih in podatke o izdanih računih. Pridobitev namenskega digitalnega potrdila je brezplačna. Zahtevek za dodelitev namenskega digitalnega potrdila vloži zavezanec elektronsko preko portala eDavki. Namensko digitalno potrdilo zavezanec prevzame prek portala za prevzem namenskih digitalnih potrdil za izvajanje postopka potrjevanja računov, s katerim upravlja ministrstvo, pristojno za javno upravo. Vsi uporabniki davčnih blagajn, ki še niso registrirani kot uporabniki portala eDavki, naj za pridobitev in preklic namenskega digitalnega potrdila čim prej pooblastijo drugo osebo, morda računovodski servis ali ponudnika davčne blagajne (npr. Bentral). Obdobje veljave namenskega digitalnega potrdila za davčne blagajne je pet let.

Sprejmite interni akt pred začetkom izdajanja računov

Zavezanci morate pred prvo izdajo računa iz davčne blagajne sprejeti tudi interni akt. Interni akt bo vključeval popis poslovnih prostorov, oznake poslovnih prostorov in pravila za dodeljevanje zaporednih številk računov. Pripraviti ga boste morali vsi, ki račune izdajate s pomočjo blagajniških sistemov, in tisti, ki uporabljate vezane knjige računov. Interni akt je treba pripraviti pred pričetkom izdaje računov, a ga na FURS ni treba pošiljati.

Vzorec internega akta je prilagojen različnim družbam in različnim strukturam poslovanja. Izbira izpolnitve obrazca internega akta se namreč razlikuje glede na to ali zavezanec posluje v enem poslovnem prostoru in uporablja zgolj eno elektronsko napravo za izdajanje računov, ali pa posluje v več poslovnih prostorih in uporablja več elektronskih naprav za izdajanje računov.

Izbira izpolnitve internega akta se razlikuje tudi glede na način številčenja računov, ki ga bo sprejel in uporabljal zavezanec.

Primer: INTERNI AKT o popisu poslovnih prostorov, dodelitvi oznak poslovnim prostorom in pravilih za dodeljevanje zaporednih številk računov

Sporočite podatke o vseh poslovnih prostorih

Pred začetkom izdaje računov pri gotovinskem poslovanju je potrebno sporočiti podatke o vseh poslovnih prostorih, v katerih zavezanec izdaja račune, davčnemu organu (tudi zavezanci, ki uporabljajo VKR – preko aplikacije mini blagajne). tiskanje racunov-davcna blagajna-bentral

Sobodajalec ima različne situacije izdajanja računov, glede na registriran sedež dejavnosti, npr.:

• Sedež ima registriran na enem naslovu, kjer oddaja sobe/apartma. Sobodajalec ima več sob/apartmajev, na različnih naslovih. Sedež ima registriran na enem naslovu, kjer oddaja sobe/apartma.
• Račune v obeh primerih izroča kupcu in sprejme plačilo v gotovini na naslovu sedeža oz. na naslovu, kjer oddaja sobe.

Kako je potrebno določiti poslovni prostor za namene davčnih blagajn?

Kot poslovni prostor je treba označiti prostor, kjer se račun izda. To je prostor, kjer se račun natisne oziroma posreduje kupcu. V konkretnem primeru je najustreznejše, da zavezanec kot poslovni prostor označi nepremični poslovni prostor sedež dejavnosti, kjer se račun posreduje kupcu.

Če zavezanec račune večinoma izdaja preko mobilne elektronske naprave lahko kot poslovni prostor določi še premični poslovni prostor.

Račune izdaja na elektronski napravi, ki je locirana na naslovu sedeža dejavnosti.

NP1= nepremični poslovni prostor – sedež EN1= elektronska naprava, ki je locirana na sedežu

Račune izdaja na elektronski napravi, ki je locirana na drugem naslovu, ki ni sedež dejavnosti

NP2= nepremični poslovni prostor EN2= elektronska naprava, ki je locirana na sedežu

Račune izdaja tudi z uporabo mobilne naprave, na terenu – na lokacijah, ki niso sedež

PP2= premični poslovni prostor – sobe, ki niso na sedežu EN3 = mobilna elektronska naprava, ki se uporablja za izdajo računov na lokaciji sobe, ki se oddajajo (ali na več različnih lokacijah sob, ki se oddajajo)

Izdajanje računa z EOR (razen, če zakon določa drugače)

Z uvedbo davčne blagajne bo moral zavezanec vsak račun, preden ga bo lahko izdal kupcu, prek elektronske naprave in spletne povezave najprej posredovati FURS-u, ki bo prejete podatke obdelal in računu dodelil enkratno oznako računa. Zatem bo zavezanec račun natisnil in ga predal kupcu.

Zagotovite izvajanje postopka potrjevanja računov

Zavezanec, ki bo izdajal račune s pomočjo blagajniških sistemov, bo moral za namene izvajanja postopka potrjevanja računov pridobiti namensko digitalno potrdilo, zagotoviti spletno povezavo elektronske naprave za izdajo računov s centralnim informacijskim sistemom FURS in prek elektronske povezave FURS-u sporočiti podatke o poslovnih prostorih, v katerih bo izdajal račune pri gotovinskem poslovanju.

Izdajanje računov z elektronsko napravo

Če računov ne boste izdajali s pomočjo vezane knjige, si boste morali priskrbeti ustrezno napravo oziroma blagajniški sistem. Elektronska naprava za izdajo računov je lahko tudi navaden računalnik (namizni ali prenosni), tablični računalnik ali pametni telefon z nameščenim programom za blagajniško poslovanje (npr. Bentral davčna blagajna), ki omogoča izmenjavo podatkov z davčnim organom. Prav tako prilagodite tudi vsebine računa izdanega iz elektronske naprave – številka računa (tri delna), dodatni podatki na računu (EOR, ZOI, oznaka fizične osebe, ki izdaja račun, ura in minuta izdaje računa).

Kdaj je davčno potrjevanje računov za sobodajalce neobvezno?

Če sobodajalec ne prejema gotovinskih plačil, mu davčne blagajne ni potrebno uporabljati. Negotovinsko plačilo običajno prejemajo sobodajalci, ki sprejemajo turiste, ki nočitve plačujejo agenciji oziroma posredniku. V tem primeru sobodajalec na podlagi voucherjev svoje storitve zaračuna agenciji, ki mu račune plača na transakcijski račun. To je negotovinsko plačilo, zato uporaba davčnih blagajn oziroma davčno potrjevanje računov pri takih plačilih ni obvezna.

Prav tako računi, ki jih sobodajalec izda turistom za turistično takso, prav tako niso predmet davčnega potrjevanja računov. To velja tudi v primeru, ko turisti turistično takso plačajo v gotovini. V skladu z Zakonom o spodbujanju razvoja turizma morajo sobodajalci, ki sprejemajo turiste za prenočevanje, pobirati turistično takso v imenu in za račun občine. V primeru turistične takse torej ne gre za dobavo blaga in storitev, ki bi jo zavezanec opravil turistu, ampak takso pobirajo v imenu in za račun občine.

Vir: FURS.