No-show gost: Kako pravilno postopati?

Vsak gostitelj se prej ali slej znajde v situaciji, ko ima gost potrjeno rezervacijo, pogosto celo že plačano, vendar na dan prihoda preprosto ne pride. Tak primer imenujemo no-show oziroma neprihod gosta. Takrat se hitro pojavijo vprašanja:
Ali moram izdati račun? Ali goste prijavim v eTurizem? Kaj pa turistična taksa in DDV? Poglejmo, kako pravilno postopati.

Ko gost ne pride: najprej označite neprihod

Ko ugotovite, da gost na dan prihoda ni prišel, je prvi korak, da rezervacijo označite kot neprihod (no-show). Če uporabljate Bentral channel manager, rezervacijo označite kot NEPRIHOD. S tem se zgodi več pomembnih stvari:

• rezervacija se sprosti iz koledarja,
• sistem je ne bo štel kot realizirano nočitev,
• v eTurizmu ni treba ničesar popravljati, saj rezervacija ne bo vključena med prodane enote.

Ker gost pri vas dejansko ni prenočil, ga tudi ne prijavite v sistem eTurizem.

Kaj pa, če je rezervacija prišla preko Bookinga?

Če gost rezervira preko Booking.com in ne uporabljate channel managerja, morate neprihod označiti tudi v Booking extranetu.

Pri rezervaciji izberete možnost Mark as no-show (označi kot neprihod). Sistem vas bo nato vprašal, ali želite gostu povrniti stroške rezervacije.

Enako vprašanje se pojavi tudi, če rezervacijo označite kot neprihod v Bentralu. V večini primerov denarja ni treba vračati, saj začne veljati odpovedna politika, ki ste jo nastavili v oglasu. 
Na primer: če imate nastavljeno brezplačno odpoved do 1 dan pred prihodom, gost pa rezervacije ni pravočasno odpovedal in se tudi ni pojavil, se rezervacija šteje kot prepozna odpoved oziroma no-show. V takem primeru imate pravico obdržati celoten znesek rezervacije.

Seveda pa se lahko gostitelj vedno odloči drugače. Če presodite, da želite biti bolj fleksibilni – na primer zaradi izrednih okoliščin ali dobre komunikacije z gostom – lahko znesek delno ali v celoti vrnete, čeprav to po pravilih rezervacije ni obvezno.

Ali morate izdati račun?

Kratek odgovor je: da, račun je treba izdati. Čeprav gost ni prišel, je bila nastanitvena enota rezervirana in blokirana izključno zanj. V večini primerov rezervacija ni bila pravočasno odpovedana, zato gostitelj obdrži plačilo v skladu s pogoji rezervacije. Na računu pa je treba upoštevati nekaj posebnosti:

• turistične takse ne obračunate, ker gost ni prenočil
• stroška čiščenja ne zaračunate, če ga sicer obračunavate posebej
• DDV se ne obračuna, če ste davčni zavezanec

Na račun dodajte tudi ustrezno klavzulo: DDV ni obračunan v skladu s 13. členom PZDDV-NPB14.

Zakaj se DDV ne obračuna?

Pri no-show rezervacijah je ključno vprašanje, ali je bila storitev dejansko opravljena. V tem primeru nastanitvena storitev ni bila izvedena, saj gost ni koristil namestitve. Plačilo, ki ga gostitelj obdrži, se zato ne šteje kot plačilo za opravljeno storitev, ampak kot nadomestilo oziroma odškodnina zaradi odpovedi ali neprihoda. Po pravilniku o izvajanju Zakona o DDV takšno nadomestilo ni predmet obdavčitve z DDV, zato se na računu DDV ne obračuna. Prav zato je pomembno, da je na računu tudi ustrezna klavzula, ki to pojasnjuje.

Kratek povzetek za gostitelje

Ko gost ne pride na potrjeno rezervacijo:

• rezervacijo označite kot NEPRIHOD,
• gostov ne prijavite v eTurizem,
• račun vseeno izdate,
• na računu ni turistične takse, čiščenja in DDV,
• dodate klavzulo o neobračunanem DDV.

Zaključek

No-show situacije so del poslovanja v turizmu in skoraj vsak gostitelj se z njimi sreča. Pomembno je predvsem to, da postopek uredite pravilno – tako administrativno kot davčno. Ko enkrat poznate pravila, je postopek zelo preprost: rezervacijo označite kot neprihod, gostov ne prijavite, račun pa izdate kot nadomestilo za neizkoriščeno rezervacijo. Tako ostanejo vaše evidence urejene, poslovanje pa skladno z zakonodajo.