Komunikacija z gosti: Kako lahko z avtomatiziranimi sporočili prihranite čas in trud

Avtomatizirana sporočila – enostavno povezovanje gostov in gostiteljev

Komunikacija z gosti je ključnega pomena pri oddajanju turističnih nastanitev oz. sobodajalskem poslovanju. Jasna in pravočasna komunikacija je ključnega pomena pri zagotavljanju pozitivne izkušnje gosta. Z ohranjanjem odprtih komunikacijskih linij lahko gostitelji preprečijo nesporazume in nejasnosti glede najema nastanitve, postopka prijave in odjave ipd. Dobra komunikacija lahko privede tudi do pozitivnih ocen in ponovnih rezervacij. Če želite biti uspešen sobodajalec oz. ponudnik turističnih nastanitev, je pomembno, da ste odzivni, proaktivni in poskrbite, da ste gostom na voljo ves čas njihovega bivanja.

Pošiljanje avtomatiziranih sporočil gostom preko emaila ali sms-a je lahko odličen način, da gostitelji prihranijo čas in gostom zagotovijo vse informacije, ki jih potrebujejo za udobno in prijetno bivanje.

Kaj so avtomatizirana sporočila in kako jih uporabljajamo? Avtomatizirana sporočila so vnaprej napisana sporočila, ki jih je mogoče poslati gostom ob določenem času ali kot odziv na določena dejanja. Uporabljajo se lahko pri potrjevanju rezervacij, zagotavljanju navodil za prijavo in celo opominjanje gostov na pomembne informacije ali prihajajoče dogodke.

Eden izmed najbolj priljubljenih načinov pošiljanja samodejnih sporočil je prek rezervacijskega sistema oz. channel managerja, kot je Bentral. Bentral je slovenska spletna programska oprema, ki gostiteljem ali upravljalcem turističnih nastanitev omogoča upravljanje vseh rezervacij na enem mestu. Vključuje tudi funkcijo sporočanja, ki lastnikom omogoča enostavno pošiljanje samodejnih sporočil gostom. Če želite izvedeti, kako nastaviti avtomatska obvestila v Bentralu, si poglejte spodnji video (posnetek webinarja):

Prednosti uporabe avtomatiziranih sporočil pri sobodajalskem poslovanju?

Uporaba avtomatskih obvestil za turistično nastanitev ima več prednosti, med drugim:

Prihranek časa in stroškov

Zagotovo to vrstna sporočila prihranijo veliko časa, saj zmanjša delovno obremenitev osebja. Tako se lahko zaposleni ali gostitelj osredotočijo na druge naloge, kot sta vzdrževanje in trženje nepremičnine.

Doslednost

Gostje prejmejo vsakič enake informacije, ne glede na to, kdo komunicira. To pripomore k doslednosti in točnosti informacij, saj ni boljazni, da gost ne bi prejel kakšno sporočilo, saj je zaporednje točno definirano.

Priročnost

Avtomatizirana sporočila se lahko pošljejo ob določenem času ali kot odgovor na določena dejanja, kot so potrditve rezervacij ali navodila za prijavo. Gostje prejmejo pomembne informacije, ne da bi jim bilo treba čakati na odziv lastnika.

Večja učinkovitost

Avtomatizirana sporočila lahko pomagajo povečati učinkovitost postopka rezervacije in prijave, saj poskrbijo, da gostje pred prihodom dobijo vse potrebne informacije.

Boljša izkušnja gostov

Gostom omogočimo boljšo izkušnjo, saj jim pravočasno zagotovimo vse potrebne informacije, zaradi česar imajo občutek, da za njih skrbimo in jih pripravimo na prihod.

Persolnalizacija sporočil

Avtomatizirana sporočila so lahko personalizirana in popolnoma prilagojena, tako da vključujejo informacije vezano na specifično nastanitev (apartma, počitniško hišo) in gostovo bivanje. To lahko gostom pomaga, da se počutijo bolj povezani z gostiteljem.

Katera avtomatizirana sporočila poslati gostom in kdaj?

Obstaja več ključnih trenutkov, ko mora gostitelj gostom, ki so potrdili rezervacijo, poslati samodejna sporočila:

Potrditev rezervacije

Gostitelj mora takoj, ko gost potrdi rezervacijo, poslati sporočilo, s katerim potrdi rezervacijo in zagotovi vse potrebne informacije o najeti nastanitvi (apartma, počitniška hiša, soba…), kot so čas prijave in odjave, navodila za parkiranje, plačilo turistične takse ipd.

Opomnik pred prihodom

Gostitelj lahko nekaj dni pred datumom prijave gostu pošlje opozorilno sporočilo, v katerem navede vse informacije ali navodila za dostop do nastanitve.

Navodila za prijavo

V primeru, da oddajate apartmaje na daljavo, lahko gostu pošljete zahtevek za vnos podatkov o gostih, ki ga omogoča Bentral in, ki so potrebni za prijavo v eTurizem. Ob prejemu teh podatkov, pa lahko na dan prihoda (ali en dan pred prihodom) pošljete sporočilo s podrobnimi navodili, kje se nahaj ključ oz. kakšna je koda za vstop v apartma je namreč povezan tudi s ponudnikom elektronskih pametnih ključavnic Easypin.

Prijava med bivanjem

Med bivanjem lahko gostitelj pošlje sporočilo, v katerem gosta vpraša, ali vse poteka dobro in ali kaj potrebuje. To lahko gostiteljem pomaga pri reševanju morebitnih težav gostov in zagotavlja, da se gostje počutijo udobno in uživajo v svojem bivanju.

Opomnik pred odjavo

Gostitelj naj dan pred odhodom pošlje opomnik z navodili za odjavo, na primer kje pustiti ključe in druge pomembne informacije.

Nadaljnje spremljanje po odhodu

Po odjavi mora gostitelj poslati nadaljnje sporočilo, v katerem gosta prosi za povratne informacije o bivanju (zahteva z podanje ocene) in se mu zahvali, da je izbral njegovo nepremičnino.

Pomembno je opozoriti, da vsi gostje med bivanjem ne želijo prejemati sporočil, zato je treba upoštevati njihove želje oz. moramo oceniti, ali je to vrstno pošiljanje res potrebno.

Napake, ki se jim moramo izogniti, da zagotovimo pozitivno izkušnjo gostov?

Pri pošiljanju samodejnih sporočil se je treba izogniti nekaterim stvarem, da bi gostom zagotovili pozitivno izkušnjo:

Pošiljanje prevelikega števila sporočil

Izogibajte se pošiljanju prevelikega števila samodejnih sporočil gostom, saj je to lahko preobremenjujoče in lahko gostje dobijo občutek, da so bombardirani z informacijami. Omejite število poslanih sporočil in jih pošljite le, kadar je to potrebno.

Pošiljanje nepomembnih informacij

Sporočila, ki vsebujejo nepomembne informacije ali niso neposredno povezana z gostovim bivanjem, lahko goste zmede in zmanjšuje verjetnost, da bodo sporočilo prebrali ali mu posvetili pozornost.

Neosebna sporočila

Izogibajte se uporabi splošnega, neosebnega jezika v samodejnih sporočilih. S personalizacijo sporočil, na primer z uporabo gostovega imena, lahko gostom pomagate, da se počutijo bolj povezane z gostiteljem oz. najeto nastanitev.

Pošiljanje sporočil ob neprimernem času

Izogibajte se pošiljanju samodejnih sporočil ob neprimernem času, na primer pozno zvečer ali zgodaj zjutraj. To je lahko moteče in lahko gostom daje občutek, da se posega v njihovo zasebnost.

Avtomatizirana sporočila z napakami

Nikar ne pošiljajte samodejnih sporočil z napakami ali netočnimi informacijami. To deluje precej zmedeno in zaradi tega gostje manj zaupajo posredovanim informacijam.

Z izogibanjem tem pogostim napakam lahko gostitelji zagotovijo, da bodo njihova samodejna sporočila dobro sprejeta in da bodo imeli gostje pozitivno izkušnjo.