Kako uspešno oddajati apartma na daljavo?

Marsikatero poslovanje se je po izbruhu koronavirusa zelo spremenilo. Še najbolj smo to občutili vsi, ki opravljamo delo v turizmu. V tem času se je precej spremenil tudi način komuniciranja in sprejemanja gostov v nastanitve. Veliko ponudnikov nastanitev namreč ni bilo več prisotnih ob prihodu gosta, ampak so svoje nastanitve upravljali na daljavo. In gostje so bili nad takim načinom poslovanja gostitelja navdušeni. Oddajanje apartmajev na daljavo ni novost, je pa med pandemijo zagotovo postalo pogostejše.

Razmišljate, kako poslovati na daljavo? V nadaljevanju vam predstavljamo ključne korake za uspešno upravljanje nastanitve na daljavo.

Poskrbite, da bodo vaši oglasi na prodajnih kanalih vedno posodobljeni

Spletni rezervacijski kanali so “živi” sistemi, katere vsebina se nenehno dopolnjuje in spreminja. Kot profesionalni gostitelj morate vedno poskrbeti, da so vaši opisi in oprema posodobljeni, še posebej, če ste delali vidne spremembe v nastanitvi (večje adaptacije, zamenjava opreme, nove storitve v ponudbi ipd.). Prav tako morate poskrbeti, da bodo vse te spremembe vidne tudi na fotografijah. Poskrbite, da bodo fotografije privlačne in profesionalno narejene, saj večina gostov kupuje z očmi. Lepše in bolj kot so kvalitetne fotografije večjo možnost imamo, da nas v množici ponudnikov opazijo, kliknejo na naš oglas in morebiti tudi opravijo rezervacijo. Zapomnite si, da je profesionalna predstavitev vaše nastanitve vaša prodajna izložba, ki mora gosta privabiti, da stran obišče, kjer ga prepričamo da opravi rezervacijo.

Zagotovite si ustrezno sistemsko rešitev – channel manager

Channel manager je orodje, ki vašemu poslovanju dodaja veliko vrednost in bistveno skrajša čas, ki ga potrebujete za upravljanje nepremičnine na daljavo. Skrbi za vse vaše podatke in jih avtomatsko posodablja na vseh povezanih kanalih, kar vam prihrani ogromno časa, poleg tega pa imate pregled nad vsemi svojimi rezervacijami na enem mestu, tako da ne morete katere spregledati. Upravljate lahko eno ali več nastanitev in rezervacije gostov na eni nadzorni plošči ter imate dostop do dragocenih podatkovnih poročil in funkcij, ki vam bodo omogočili pregled nad rezervacijami, cenami in poslovanjem. Enostavna slovenska rešitev Bentral channel manager, vam pomaga dvigniti vaše poslovanje na višjo raven.

Bodite odzivni – avtomatizirajte komunikacijski proces

Odlična stopnja odzivnosti na sporočila gostov je ključna za več rezervacij. Vsi rezervacijski kanali merijo odzivnost, kar posledično tudi vpliva na rangiranje v iskalniku. Če boste predolgo čakali z odgovorom na gostovo sporočilo, bo le ta izgubil zanimanje in bo začel z iskanjem nove nastanitve. Na sporočila gostov morate odgovoriti najpozneje v 24 urah po prejemu sporočila, a kot vemo, najuspešnejši so tisti gostitelji, ki gostom odgovorijo v roku 1 ure. Kako si lahko pri tem pomagamo? Namesto, da se prijavljate v vse različne rezervacijske kanale, rajši odgovarjate gostom iz enega mesta in imejte celoten pregled nad zgodovino pogovorov. Iz izkušenj vemo, da je ročno pošiljanje sporočil lahko precej zamudno. Bentral channel manager vam pri tem pomaga, hkrati pa poskrbi za avtomatizirano komunikacijo. Kako to deluje v praksi? Enostavno ustvarite predloge sporočil v večih jezikih po meri z dinamičnimi kodami, kot so ime gosta, podrobnosti rezervacije, čas prijave/odjave, itd. V sistemu določite, kdaj naj sistem samodejno sproži sporočilo preko SMS ali elektronske pošte (npr. ob potrditvi rezervacije, 1 dan pred prihodom ipd.).

Omogočite direktno rezervacijo preko vaše spletne strani z možnostjo takojšnjega plačila

Ko oblikujemo spletno stran je potrebno biti pozoren na veliko stvari. Med drugim tudi, da potencialnemu gostu omogočimo čim hitrejši in enostaven postopek rezervacije. Mnogokrat gostitelji na svojih spletnih straneh omogočajo obrazec za povpraševanje. Ta način zahteva ogromno nekega truda in časa, da gosta prepričamo v rezervacijo. Z dolgim procesom rezervacije tvegate izgubo potencialnih strank. Namesto tega vlagajte v avtomatiziran mehanizem za rezervacije, ki gostom omogoča takojšnjo informacijo o razpoložljivosti, ceno za izbrano obdobje in izbiro plačilnega sredstva. Pri tem vam lahko pomaga Bentral, ki omogoča, da vgradite vtičnik na vašo spletno stran, kjer bo gost imel vse informacije na dlani, prav tako pa bo gost lahko poravnal plačilo za rezervacijo. V kolikor spletne strani še nimate, jo lahko enostavno z nekaj kliki sami oblikujete preko Bentrala.

Pridobite podatke od vaših gostov na daljavo za vpis v eTurizem

Glede na slovensko zakonodajo, morate gosta prijaviti v eTurizem aplikacijo v roku 12 ur od prihoda gosta. Pri tem se poraja vprašanje, kako to izvesti v primeru oddajanja nastanitve na daljavo? Od gosta namreč po GDPR-ju ne smemo zahtevati, da nam pošljejo kopijo oz. sliko svojih osebnih dokumentov. Bentral je edini sistem v Sloveniji, ki zagotavlja varno povezavo do obrazca za izpolnitev osebnih podatkov gosta pred prihodom. Sistem namreč preko avtomatskega sporočilnega sistema sam pošlje zahtevek za izpolnitev podatkov, hkrati pa pošlje opomnik gostu, v kolikor podatkov še ni pravočasno posredoval. Da bi zagotovili pridobitev teh podatkov pred prihodom v nastanitev, zadevo pogojujemo z dodelitvijo kode za vstop v apartma.

Poskrbite za vstop v apartma s pomočjo elektronskih ključavnic

Če ste se že odločili oddajati apartmaje na daljavo, je potrebno tudi zagotoviti vstop v apartma brez prisotnosti lastnika oz. gostitelja. Kje in na kašen način gostu predati ključe apartmaja? Gostitelji se odločajo za key-lock-box (mehanska ključavnica, kjer ključe zaklenemo v škatlico) ali pametne elektronske ključavnice. Slednja omogoča gostom večjo prilagodljivost, saj gosta ni potrebno omejevati z uro prihoda in lahko vstopi v najeti prostor s predhodno prejetim digitalnim ključem. Kako deluje pametna elektronska ključavnica EasyPin, ki je hkrati povezljiva z Bentral channel manager sistemom? Ko gostitelj dobi potrjeno rezervacijo, gostu v sistemu določi datum prihoda in odhoda, številko sobe ali apartmaja. Sistem bo posredoval vstopno PIN in/ali QR kodo gostu po e-pošti ali SMS-ju. Istočasno se koda shrani v pristopni kontrolni napravi, ki je vgrajena na objektu. Vstopna koda je veljavna za dodeljeno časovno obdobje in se po preteku datuma avtomatsko pobriše.

Pripravite osupljivo dobrodošlico vašim gostom

Vaš najpomembnejši cilj je, da se gost počuti čim bolj dobrodošlo in domače. To lahko dosežete na več načinov, vendar je morda najbolj obziren način ta, da pripravite košarico dobrodošlice. S tem paketom dobrodošlice lahko zagotovite, da bo vaš gost imel vse, kar potrebuje za udobno bivanje pri vas. Ker se pričakovanja gostov sčasoma povečujejo, so gostitelji, ki naredijo dodaten korak, nagrajeni z ocenami 5*, ponavljajočimi se gosti in uspešnejšimi objavami na družbenih omrežjih. Košarica dobrodošlice lahko vsebuje karkoli želite – povsem vaša izbira je, kaj boste vanjo dali, vsebino pa lahko prilagodite, kar se vam zdi primerno.

Poskrbite za podroben hišni priročnik oz. knjigo gostov

House maual oz. hišni priročnik, ki je lahko v digitalni ali tiskani obliki, je odlično orodje pri sprejemu gostov v nastanitev – zlasti, ko poslujemo na daljavo oz., ko goste ne pričakamo osebno v nastanitvi. Priročnik je posredni pogovor med vami in vašimi gosti. Pove jim vse, kar morajo vedeti o vaši nastanitvi, kot da bi jih sami podrobno popeljali po njem. Ta lahko vključuje hišna pravila, navodila za brezžični internet in nasvete za odpravljanje težav (kako prižgati televizijo, kako odkleniti indukcijo v primeru zaklepa, kako zagnati talno gretje ipd.), navedba kontatnih informacij za pomoč v sili. Koristni so tudi namigi, kot so: priporočila za restavracije, dejavnosti v okolici, kot so razgledne točke, znamenitosti, pohodniške poti, plaže in muzeji, najbližje trgovine vključno s supermarketi in lekarnami, informacije o javnem prevozu.

Preklopite na brezpapirno poslovanje

Po opravljeni storitvi bivanja, morate gostu izdati račun. Za vse rezervacije pridobljene iz rezervacijskih kanalov kot so Booking.com in Airbnb, je potrebno račune tudi davčno potrditi. Da pa bi bili pri tem bolj zeleno naravnani, začnite poslovati brezpapirno. Pohitrite proces izdajanja računa, prihranite čas (denar), ob tem pa ste še prijazni še do okolja. V Bentralu preprosto izdajte račun iz rezervacije in pošljete gostu po elektronski pošti le z nekaj kliki.

Poiščite lokalen, zanesljiv, odgovoren in redno dosegljiv čistilni servis in vzpostavite partnerski odnos

Kako uspešni smo kot gostitelj, je v veliki meri odvisno tudi od tega, kako čist apartma ponudimo našim gostom in kako so bili gostje s čiščenjem zadovoljni. Kot odgovoren gostitelj moramo poiskati odlično ekipo, s katerimi bomo vzpostavili standardizirane postopke čiščenja in, ki bo izvajala čiščenje v skladu s higienskimi in varnostnimi protokoli rezervacijskih kanalov, vključno s skladnostjo s Covidom. Pri tem je izredno pomembno, da poiščemo osebje, ki nam bo stalno na voljo, obenem pa da poskrbimo za jasno komunikacijo, dodelitev nalog in nadzor opravljenega dela, še posebej, če upravljamo več enot in na različnih lokacijah. Bentralov modul Housekeeping, poskrbi za komunikacijo in dodelitev nalog med osebjem, ki skrbijo za čiščenje in vzdrževanje nastanitve.