Brisanje podatkov iz knjige gostov ob prehodu leta

PRAVILNIK o prijavi in odjavi gostov nam nalaga, da moramo voditi evidenco prijavljenih in odjavljenih gostov v obliki knjige gostov. Vodimo jo lahko na dva načina:

• Fizično vodena knjiga gostov je sestavljena iz posameznih listov A4 formata, ki se vlagajo v posebno mapo ali pa so vezani v knjigo, strani listov pa so označene z zaporednimi številkami.
• V elektronski obliki z računalniškim programom (npr. z Bentralom). Pravilnik nam prav tako nalaga, da moramo iz knjige gostov izbrisati podatke gostov, katerih odhod je bil med 1.1. in 31.12. pred preteklega leta, torej vse goste, ki v pred preteklem letu pri vas čez novo leto niso prespali. To pomeni, da mora gostitelj npr. knjigo gostov iz leta 2023 hraniti do 31. 12. 2024 ter knjigo gostov iz leta 2024 hraniti do 31.12.2025. Dodatna pojasnila glede vodenja knjige gostov, vključno s posledicami neupoštevanja zakonodaje, so vam na voljo v zloženki Policije.

Zapisnik o uničenju ali izbrisu podatkov iz knjige gostov Gostitelj mora o izbrisu podatkov iz elektronske knjige gostov oziroma o uničenju podatkov iz fizične knjige gostov napisati zapisnik in ga hrani pet let. Obvezne sestavine zapisnika:

• datum izbrisa podatkov,
• naziv objekta,
• identifikacijska številka objekta iz registra nastanitvenih obratov,
• podatek od katere do katere zaporedne številke vpisov v knjigo gostov ste goste izbrisali,
• podpis.

Dokumenta ni potrebno overiti.

V kolikor uporabljate elektronsko knjigo gosta preko sistema Bentral, se ob brisanju podatkov generira tudi zapisnik, ki ga boste lahko natisnili in shranili za evidenco. Oglejte si primer izpisa Zapisnik-a o brisanju podatkov iz knjige gostov Bentral rezervacijskega sistema:

Kako poročati podatke v sistem eTurizem ob prehodu leta?

Ob prehodu v novo koledarsko leto 2025 vas želimo opozoriti na pravilno številčenje gostov pri vodenju in poročanju podatkov. Goste s prihodom do vključno 31. 12. 2024 vključite v knjigo gostov za leto 2024, goste s prihodom od 1. 1. 2025 dalje pa v knjigo gostov za leto 2025.

V kolikor podatke o gostih in prenočitvah poročate neposredno v aplikacijo eTurizem AJPES, vam aplikacija glede na vpisan datum prihoda samodejno dodeli parameter »Leto« in parameter »Zap. številka prijave gosta«; svetujemo vam, da podatka dodatno preverite. Praviloma se številčenje gostov v novem letu (prihod 1. 1. 2025 oziroma kasneje) začne s številko 1 oziroma s prvo številko glede na vaš interni sistem številčenja in se ob novih vpisih gostov ustrezno nadaljuje (+1).

Avtomatizirajte prijavo gostov v eTurizem

Olajšajte si proces prijave gostov v eTurizem in skenirajte dokumente z Bentral mobilno aplikacijo, ki je na voljo preko Google Play trgovine ali App Store. Goste prijavite v naslednji sekundi, brez zamudnega prepisovanja podatkov in – brez napak. Prijava gostov še nikoli ni bila bolj enostavna!

V kolikor pa se želite izogniti dvojnim rezervacijam, svetujemo uporabo Bentral channel managerja, ki povezuje spletne rezervacijske kanale in preprečuje dvojne rezervacije.

Kako namestiti mobilno aplikacijo Bentral?

Opravite registracijo na bentral.com

Naredite registracijo na Bentral.com, vnesete objekt in enote, ker boste lahko brezplačno uporabljali tudi koledar z razpoložljivostjo.

Vnesite podjetje in se povežite z eturizmom

V Bentralu vnesite zahtevane podatke pod “Nastavitve računa” –> “Podjetje” in “eTurizem” (ID vnosa v RNO, cena takse, zap. št. prijave gosta).

Dodajte poročevalca v eturizem

V eTurizmu (Ajpes) dodate poročevalca z uporabniškim imenom “intersplet” (prijavite se s KDP -> Upravljanje s pravicami).

Prenesi aplikacijo na telefon

Bentral mobilna aplikacija je na voljo tako za ANDROID kot IOS uporabnike in si jo lahko namestite preko Google Play trgovine ali App Store. Po prenosu se prijavite z istim uporabniškim imenom in geslom kot na Bentral.com

Pričnite s skeniranjem dokumentov

Dokument (osebna izkaznica ali potni list), ki ga prejmete od vaših gostov postavite pod kamero telefona in poženete funkcijo skeniranja. Osebni podatki se samodejno optično preberejo ter prenesejo v eTurizem.